La web, a diferencia de un folleto o catálogo de empresa, es un soporte vivo, que hay que alimentar con nuevos contenidos y funcionalidades. Si no se hace un mantenimiento adecuado, la web se irá quedando anticuada y perderá interés para el usuario. El problema de muchas empresas, sobre todo pymes, es que una vez que han hecho el esfuerzo de creación de una web, se encuentran desamparadas, sin medios para poder mantener «vivo» su proyecto Internet. Cuando una empresa está embarcada en el proyecto de crear una web ya suele tener suficiente tarea como para pensar en las necesidades posteriores.
Una excelente opción para evitar esta situación de «desamparo» es utilizar programas de gestión de contenidos —más conocidos como CMS (Content Management System)—. Se trata de herramientas que permiten a personas sin conocimientos informáticos, publicar, actualizar, modificar, eliminar o añadir nuevos contenidos (textos, imágenes, vídeos, etc.).
Los CMS permiten programar módulos o extensiones (plug-ins) para complementar cualquier función, de forma que tienen una gran flexibilidad de adaptación para casi cualquier tipo de web. Realmente sirven no sólo para gestionar contenidos sino para desarrollar la web por completo. Sin embargo, así como la gestión de contenidos es muy sencilla, desarrollar una web con un CMS requiere de un conocimiento técnico más avanzado y conocer muy bien la herramienta. Es aconsejable dejar esto en manos del consultor informático.
Los gestores de contenidos más completos disponen de numerosas aplicaciones para blogs, chats, anuncios clasificados, foros, administración de documentos, FAQs, enlaces, bases de datos, generación de newsletters, galería de fotos, motor de búsqueda, mapa del sitio, gestión de clientes, pedidos y stocks, sistemas de seguridad, etc.
Existen además muy buenos CMS que son gratuitos como Joomla o Magento —también WordPress y Blogger como gestores de contenidos para blogs o páginas web sencillas—. Son programas de código abierto; esto significa que el sofware que los soporta es desarrollado por la comunidad virtual de programadores que voluntariamente colaboran en su creación y mejora. En estas comunidades, tanto programadores como usuarios se ayudan unos a otros para resolver cualquier duda y, de esta forma, ir mejorando las prestaciones del programa. Para los dos CMS anteriormente mencionados (Joomla y Magento) las comunidades, en español, son: www.joomlaspanish.com y www.foros.mgnt.es.